La pile logicielle d'un OF de 10 salariés : ce qu'elle coûte, poste par poste

On a fait l'addition pour un organisme de formation type : 10 salariés (1 dirigeant, 1 commercial, 2 coordinateurs pédagogiques, 5 formateurs internes, 1 admin/compta), certifié Qualiopi, autour de 800 stagiaires par an. Tous les chiffres ci-dessous viennent des pages tarifs publiques des éditeurs, relevées en mai 2026. Quand un prix n'est pas public, on l'écrit — pas d'estimation déguisée en certitude.

Méthode et limites

On compte uniquement les abonnements SaaS récurrents. Sont hors périmètre :

• Le poste expert-comptable (en moyenne 4 000 à 7 000 €/an pour cette taille selon les missions confiées) ;
• Les frais d'installation, paramétrage et formation initiale (cités quand l'éditeur les publie) ;
• Les abonnements bancaires, assurances, mutuelle, téléphonie ;
• Le matériel (postes, écrans, casques).

Tous les prix sont HT, en euros, sans engagement annuel sauf mention. Quand un éditeur ne publie qu'un tarif USD ou TTC, c'est précisé. Les liens sources renvoient à la page tarifs au moment de la rédaction.

Poste 1 — Le logiciel métier de l'OF (Qualiopi inclus)

C'est le cœur de la pile : gestion des sessions, des conventions, de l'émargement, des indicateurs Qualiopi, du BPF. Deux acteurs dominent le marché français : Digiforma et Dendreo. Ils embarquent tous les deux, à un degré variable, un LMS basique, un mini-CRM, et un module de signature électronique — ce qui rend la comparaison avec les outils "best of breed" plus subtile qu'il n'y paraît.

Digiforma — plan Orga

Pour un OF jusqu'à 1 500 apprenants/an, le plan Orga est à 349 €/mois HT, soit 4 188 €/an (engagement annuel). Inclus : génération documentaire, émargement numérique, suivi Qualiopi, LMS Digiforma intégré, espace formateur, signature électronique de base. Source : digiforma.com/tarifs.

Dendreo — plan Argent

Le plan Argent est à 574 €/mois HT pour 8 utilisateurs inclus et 50 000 heures-stagiaires/an. Pour 10 salariés, il faut ajouter 2 utilisateurs supplémentaires (19 €/mois chacun), soit 612 €/mois HT ou 7 344 €/an. Source : dendreo.com/prix.

À ajouter en année 1 : entre 1 990 € et 3 990 € HT de frais d'installation (paramétrage, formation, reprise de données). Ces frais ne sont jamais provisionnés dans les comparaisons rapides — ils méritent pourtant d'être lissés sur 3 ans (~1 000 €/an supplémentaires) pour une lecture honnête du TCO.

Galia (SC-Form)

Tarif sur devis. Aucun chiffre public diffusé par l'éditeur. Source : sc-form.com.

Poste 2 — LMS pédagogique (si besoin au-delà de l'intégré)

Si le LMS embarqué dans Digiforma ou Dendreo ne couvre pas le besoin (parcours blended complexes, SCORM, classes virtuelles synchronisées, certifications avancées), il faut un LMS dédié. Quelques références publiques :

• MoodleCloud — plan Medium (500 utilisateurs) : ~88 €/mois, 1 050 €/an. Source.
• TalentLMS — plan Core (jusqu'à 40 utilisateurs) : 119 $/mois (~110 €), ~1 320 €/an. Source.
• 360Learning — plan Team (jusqu'à 100 utilisateurs) : 8 €/utilisateur/mois. Pour 10 admins/auteurs : 960 €/an. Source.
• Moodle Workplace : sur devis via Moodle Partner. Aucun chiffre public engageant. Source.

Poste 3 — CRM commercial

Pour un OF qui prospecte sérieusement en B2B (OPCO, entreprises clientes, financements mixtes), le CRM intégré à Digiforma/Dendreo atteint vite ses limites. Pour 3 commerciaux/admins (le dirigeant + le commercial + le coordinateur qui suit les inscriptions) :

• HubSpot Starter : 9 €/utilisateur/mois × 3 = 27 €/mois, 324 €/an. Source.
• Pipedrive — plan Growth : 39 €/utilisateur/mois × 3 = 117 €/mois, 1 404 €/an. Source.
• Folk — plan Standard : 21 €/utilisateur/mois × 3 = 63 €/mois, 756 €/an. Source.

Poste 4 — Signature électronique et émargement

Si la signature embarquée dans le logiciel métier ne suffit pas (envois externes hors stagiaires, contrats commerciaux, recommandés électroniques), pour 3 utilisateurs :

• Yousign — plan Plus : 23 €/utilisateur/mois × 3 = 69 €/mois, 828 €/an. Source.
• DocuSign — plan Standard : tarif aligné sur Yousign, ~828 €/an. Source.

Poste 5 — Visio et classe virtuelle

Pour 5 formateurs équipés (les autres rejoignent en invités, sans licence) :

• Zoom Workplace Business : 17,49 €/utilisateur/mois × 5 = 87 €/mois, 1 049 €/an. À noter : les pages tarifs Zoom sont parfois inaccessibles directement ; le tarif est confirmé par les revendeurs.
• Microsoft Teams : inclus dans Microsoft 365 Business Standard (voir poste 6).
• Google Meet : inclus dans Google Workspace Business Standard (voir poste 6).

Beaucoup d'OF cumulent Zoom et Teams/Meet — le premier pour les classes virtuelles avec stagiaires externes, le second pour les réunions internes. C'est une double dépense souvent évitable.

Poste 6 — Bureautique et collaboration

Pour 10 utilisateurs :

• Microsoft 365 Business Standard : 10,83 €/utilisateur/mois × 10 = 108 €/mois, 1 300 €/an. Source.
• Google Workspace Business Standard : 11,33 €/utilisateur/mois HT × 10 = 113 €/mois, ~1 360 €/an. Attention : la page Google affiche 13,60 € TTC. Source.

Poste 7 — Comptabilité et facturation

Si la facturation des stagiaires est gérée dans Digiforma/Dendreo, il reste la comptabilité générale et la facturation hors-formation (sous-traitance, frais) :

• Pennylane — Premium : 79 €/mois pour 1 utilisateur DAF/compta, 948 €/an. Source.
• Tiime — Business (6-20 salariés) : 65,99 €/mois, ~792 €/an. Source.
• Sage 50 ou Sage 100 : sur devis, grille opaque. Guide tarifs Sage 2026.

Beaucoup d'OF de cette taille externalisent la comptabilité chez leur expert-comptable, qui fournit son propre outil. Dans ce cas, le poste tombe à 0 en coût SaaS direct (mais 4-7 k€/an d'honoraires hors périmètre).

Poste 8 — Paie et RH

C'est le poste qui surprend systématiquement quand on fait l'addition.

• PayFit — offre Paie : forfait SIRET 99 €/mois (tranche 10-24 salariés) + 68 €/salarié/mois × 10 = 779 €/mois, soit 9 348 €/an. Source. À noter : passer de 9 à 10 salariés fait basculer le forfait SIRET de 79 € à 99 €.
• Lucca : tarif sur devis pour les structures de moins de 100 collaborateurs. Source.

Alternative pour les OF de cette taille : déléguer la paie à l'expert-comptable, qui facture typiquement 30 à 50 €/bulletin selon le contrat, soit 3 600 à 6 000 €/an. Le rapport coût/autonomie n'est jamais le même selon les structures.

Poste 9 — Emailing et automation

Pour 15 000 à 20 000 emails/mois (relances stagiaires, évaluations à chaud/froid, newsletters commerciales) :

• Brevo — plan Business : ~60 €/mois pour 20 000 emails, ~720 €/an. Page tarifs principalement affichée en USD (~65 $/mois). Source.
• Mailjet — Essential : 17 $/mois (~16 €) pour 15 000 emails, ~190 €/an. Source.

Poste 10 — Support et chat sur le site

Optionnel, mais courant chez les OF qui captent du trafic CPF :

• Crisp — Essentials : 95 $/mois (~87 €), ~1 050 €/an. Source.
• Intercom — Essential : 29 $/siège/mois (~27 €), à partir de ~960 €/an pour 3 sièges, hors résolutions IA facturées à l'usage. Source.

Poste 11 — Hébergement du site vitrine

• WordPress + OVH mutualisé Pro : 9,99 €/mois, ~120 €/an. Source.
• WordPress + o2switch : 1,86 €/mois en paiement annuel (tarif d'acquisition, renouvellement non public), ~22 €/an la première année. Source.
• Webflow — Site Basic : 15 $/mois (~14 €), ~168 €/an. Source.

L'addition : deux scénarios

Scénario A — « Tout-en-un OF »

Digiforma fait le métier, on évite les redondances LMS/CRM/signature, on ajoute le strict nécessaire.

• Digiforma Orga : 4 188 €/an
• Microsoft 365 × 10 : 1 300 €/an
• Zoom Business × 5 : 1 049 €/an
• Pennylane : 948 €/an
• Brevo Business : 720 €/an
• PayFit (10 salariés) : 9 348 €/an
• Hébergement site OVH : 120 €/an

Total : ~17 673 €/an HT, soit environ 147 €/salarié/mois.

Scénario B — « Best of breed »

Dendreo pour le métier, LMS dédié, CRM dédié, signature dédiée, chat support — chaque outil est choisi pour son périmètre, au prix de la redondance.

• Dendreo Argent (10 utilisateurs) : 7 344 €/an (+ frais install lissés sur 3 ans : ~1 000 €/an)
• MoodleCloud Medium : 1 050 €/an
• Pipedrive Growth × 3 : 1 404 €/an
• Yousign Plus × 3 : 828 €/an
• Zoom Business × 5 : 1 049 €/an
• Microsoft 365 × 10 : 1 300 €/an
• Pennylane : 948 €/an
• Brevo Business : 720 €/an
• Crisp Essentials : 1 050 €/an
• PayFit (10 salariés) : 9 348 €/an
• Hébergement site OVH : 120 €/an

Total : ~26 161 €/an HT, soit environ 218 €/salarié/mois.

Ce que la lecture du tableau dit

1. La paie représente 35 à 55 % du total. Sur les deux scénarios, PayFit pèse plus lourd que tout le reste de la pile métier réunie. C'est le poste sur lequel arbitrer en premier — souvent en faveur de l'expert-comptable pour cette taille de structure.

2. L'écart "tout-en-un" vs "best of breed" est de ~8 500 €/an, principalement absorbé par le logiciel métier (Dendreo > Digiforma à plan équivalent) et par les outils dédiés ajoutés (CRM, signature, support). Cet écart est rarement justifié uniquement par les fonctionnalités : il l'est par la liberté de scope (on peut changer un brique sans changer le reste).

3. Le périmètre "sur devis" est plus large qu'on ne croit. Galia, Moodle Workplace, Lucca, Sage 100, et plusieurs plans avancés de 360Learning ou Intercom sortent de la grille publique. Budgétiser proprement un OF de 10 salariés impose donc plusieurs cycles de devis — ce qui n'est pas neutre en charge commerciale interne.

4. Les redondances coûtent plus cher que ce qu'elles évitent. Cumuler Zoom + Teams, ou Digiforma + un CRM externe, ou un LMS dédié + le LMS intégré du métier, c'est facile à faire et difficile à défaire. Une revue annuelle de la pile (qui paie quoi, qui utilise vraiment quoi) récupère souvent 1 500 à 3 000 €/an sans effort.

À partir de quand poser la question du sur-mesure ?

On vend du sur-mesure. Cet article n'a pas pour but de vous y pousser — la majorité des OF de 10 salariés sont bien servis par la pile SaaS du marché. La question commence à mériter d'être posée seulement quand :

• Le logiciel métier vous bloque sur une spécificité réelle (un format de financement, un parcours pédagogique atypique, une intégration que personne ne fait) ;
• Le cumul des SaaS périphériques dépasse 8 000 à 10 000 €/an pour combler les manques du métier ;
• Vos coordinateurs passent plus de 30 % de leur temps à ressaisir entre outils ;
• Vous projetez une croissance qui fera basculer plusieurs paliers tarifaires en cascade.

Dans tous les autres cas, optimiser la pile existante rapporte plus que la remplacer. C'est rarement ce qu'un éditeur — y compris nous — vous dira spontanément.

Si vous voulez un audit honnête de votre pile actuelle, on prend 30 minutes pour la passer en revue avec vous. Si la conclusion est "ne changez rien", on vous le dit.