Les 7 critères Qualiopi et leurs 32 indicateurs, expliqués

La certification Qualiopi repose sur un document de référence : le Référentiel national qualité (RNQ). Sept critères, déclinés en 32 indicateurs, qui structurent l'audit et déterminent si votre organisme peut accéder aux financements publics et mutualisés. Voici une lecture claire de l'ensemble, critère par critère.

Avant d'entrer dans le détail : tous les indicateurs ne s'appliquent pas à tout le monde. Certains sont spécifiques aux CFA (centres de formation d'apprentis), d'autres aux formations menant à une certification professionnelle. L'audit tient compte de votre activité réelle.

Critère 1 — L'information du public

Ce premier critère s'intéresse aux informations diffusées aux bénéficiaires et aux moyens utilisés pour les transmettre. Le maître-mot : transparence et accessibilité. Il se divise en 3 indicateurs.

• Indicateur 1 — Information du public. Vos supports de communication doivent présenter clairement la nature des prestations, les modalités et délais d'accès, les tarifs, les prérequis éventuels, les modalités d'évaluation et les contacts. Le tout facilement accessible à tout prospect.
• Indicateur 2 — Indicateurs de résultats. Vous devez publier des résultats chiffrés adaptés à vos prestations et à vos publics : taux de réussite, résultats d'enquêtes, indicateurs de performance, etc.
• Indicateur 3 — Taux d'obtention des certifications. Pour les formations certifiantes : taux d'obtention, possibilités de validation partielle (blocs de compétences), passerelles, débouchés et suites de parcours.

Critère 2 — Objectifs et adaptation des prestations

Comment votre organisme conçoit et adapte ses prestations en fonction des bénéficiaires. Il faut prouver que les besoins ont bien été pris en compte. 5 indicateurs.

• Indicateur 4 — Analyse du besoin. Recueillir les attentes des bénéficiaires en amont (questionnaire de positionnement, entretien…) et, pour un apprenant en situation de handicap, démontrer la prise en compte de ses besoins.
• Indicateur 5 — Objectifs de la prestation. Des objectifs formulés en compétences à acquérir, quantifiables, évaluables, alignés sur les besoins identifiés et communiqués aux apprenants.
• Indicateur 6 — Contenus et modalités. Un programme cohérent avec les objectifs et les publics : déroulé pédagogique, durée, calendrier, supports.
• Indicateur 7 — Adéquation aux certifications visées. Vérifier l'adéquation entre le contenu de la formation et le référentiel de certification, avec des outils de suivi adaptés.
• Indicateur 8 — Positionnement à l'entrée. Des évaluations de début et de fin de formation pour mesurer la progression, et l'identification d'éventuels besoins d'adaptation du parcours.

Critère 3 — Accueil, suivi et évaluation des publics

L'adaptation de l'accueil, de l'accompagnement, du suivi et de l'évaluation aux publics. C'est le critère qui pèse le plus : 8 indicateurs, dont plusieurs spécifiques aux CFA.

• Indicateur 9 — Conditions de déroulement. Diffuser les conditions d'accueil et les référents pédagogiques et administratifs (règlement intérieur, livret d'accueil, convocations, CGU…).
• Indicateur 10 — Adaptation de la prestation. Adapter les déroulés pédagogiques aux attentes : outils d'évaluation, durées, contenus, exercices selon les profils.
• Indicateur 11 — Atteinte des objectifs. Évaluer la progression et la réussite : processus d'évaluation, bilans intermédiaires, certificat de réalisation.
• Indicateur 12 — Engagement des bénéficiaires. Réduire les abandons : détection précoce des risques, accompagnement renforcé, communication régulière.
• Indicateur 13 — Coordination des apprentis (CFA). Formaliser l'articulation entre les périodes en entreprise et en centre : planning, communication avec les tuteurs, visites.
• Indicateur 14 — Exercice de la citoyenneté (CFA). Accompagnement socio-professionnel : démarches administratives, recherche de stage ou d'emploi, soft skills, orientation sociale.
• Indicateur 15 — Droits et devoirs de l'apprenti (CFA). Informer les apprentis sur leur statut de salarié et les sensibiliser à la santé et à la sécurité au travail.
• Indicateur 16 — Présentation à la certification. S'assurer que les conditions de présentation à la certification respectent les exigences de l'autorité de certification (livrets d'évaluation, PV de session, attestations…).

Critère 4 — Adéquation des moyens

Les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mobilisés pour réaliser les prestations. 4 indicateurs.

• Indicateur 17 — Moyens humains et techniques. Des moyens adaptés à l'accueil du public et à la tenue des formations : locaux (bail mentionnant « formation »), document unique d'évaluation des risques, CV des intervenants, outils de classe virtuelle, matériel en présentiel.
• Indicateur 18 — Coordination des acteurs. Coordonner l'équipe pédagogique : organigramme, fiches de poste, procédures de communication interne, gestion des plannings.
• Indicateur 19 — Ressources pédagogiques. Donner accès à des ressources suffisantes et actualisées : supports à jour, bibliothèque physique ou numérique, replay des sessions, outils d'auto-formation.
• Indicateur 20 — Personnels dédiés (CFA). Disposer des personnels dédiés : appui à la mobilité, référent handicap formé, conseil de perfectionnement, service administratif réactif.

Critère 5 — Qualification du personnel

Le développement et le maintien des compétences des intervenants et du personnel. 2 indicateurs.

• Indicateur 21 — Compétences des acteurs. L'adéquation entre les parcours professionnels des intervenants et les compétences requises : procédures de recrutement, entretiens annuels.
• Indicateur 22 — Gestion de la compétence. Un plan de développement des compétences pour l'équipe : grilles d'entretien professionnel, formations internes, information sur le CPF, la VAE, etc.

Critère 6 — Investissement dans l'environnement professionnel

La capacité de l'organisme à rester en phase avec son écosystème et à s'y impliquer. Le volet le plus large : 7 indicateurs.

• Indicateur 23 — Veille légale et réglementaire. Suivre les évolutions du champ de la formation professionnelle et en tirer des actions concrètes.
• Indicateur 24 — Veille des emplois et métiers. Une veille métier : réseaux professionnels, relations avec les entreprises, salons, études prospectives.
• Indicateur 25 — Veille pédagogique et technologique. Suivre les innovations pédagogiques : syndicats, revues spécialisées, test de nouveaux outils, transformation digitale.
• Indicateur 26 — Situation de handicap. Mobiliser un réseau de partenaires et d'experts (AGEFIPH, FIPHFP) et disposer d'un référent handicap identifié et compétent.
• Indicateur 27 — Dispositions sous-traitance. Si vous sous-traitez, vous restez garant de la qualité : cahier des charges, exigences Qualiopi dans les contrats, évaluation régulière des prestataires.
• Indicateur 28 — Formation en situation de travail. Pour les prestations comportant des périodes en entreprise : conventions de partenariat, livret d'alternance, liste d'entreprises partenaires.
• Indicateur 29 — Insertion professionnelle (CFA). Favoriser l'insertion ou la poursuite d'études : job dating, salons, partenariats avec des écoles et acteurs socio-professionnels.

Critère 7 — Appréciations et amélioration continue

La collecte et la prise en compte des retours de toutes les parties prenantes — apprenants, formateurs, intervenants, financeurs — et la capacité à s'améliorer. 3 indicateurs.

• Indicateur 30 — Recueil des appréciations. Recueillir et analyser régulièrement les retours : enquêtes de satisfaction à chaud et à froid, calendrier de campagnes, actions correctives.
• Indicateur 31 — Traitement des réclamations. Une procédure de gestion des difficultés et réclamations : accusés de réception, registre, médiation.
• Indicateur 32 — Amélioration continue. Démontrer une démarche d'amélioration continue fondée sur l'analyse des appréciations et des réclamations.

Ce que l'audit cherche vraiment : la preuve

Un point qui revient à chaque indicateur : il ne suffit pas de faire les choses, il faut pouvoir le prouver à l'auditeur. La plupart des non-conformités ne viennent pas d'un manque de sérieux, mais de la difficulté à ressortir le bon document, à jour, au bon moment.

Beaucoup d'organismes cochent les cases sur le fond, mais peinent à reconstituer la trace : qui a recueilli quel besoin, quand l'apprenant a été évalué, quelle action a découlé de telle réclamation.

C'est là qu'un outil métier bien pensé fait la différence. Émargements horodatés, questionnaires de positionnement archivés, suivi des objectifs, registre des réclamations, indicateurs de résultats calculés automatiquement : un bon logiciel transforme votre activité quotidienne en preuves exploitables le jour de l'audit, sans ressaisie. Un SaaS du marché y répond souvent très bien ; quand votre fonctionnement est atypique ou que vos outils ne se parlent pas, un développement sur-mesure peut combler le chaînon manquant.

En résumé

Les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ traduisent une même exigence : la qualité doit être lisible, adaptée aux besoins des apprenants, et améliorée en continu. Les connaître dans le détail, c'est déjà se préparer à l'audit — et identifier les endroits où vos outils vous aident… ou vous freinent.